Kommunikation in Briefen

5. Wie kann man Geschäftskorrespondenz ansprechend und mit persönlicher Note verfassen?

• wichtig ist eine übersichtliche und nachvollziehbare Textgestaltung
• dem Sachverhalt angemessene Länge wählen, nicht zu viel Text

Zur Hervorhebung besonderer Textstellen oder einzelner Worte können Sie diese fett oder farblich hinterlegen.

• Die frühere Abkürzung „Betr.“ für „Betreff“ verwendet man in Korrespondenzen nicht mehr. Die Betreffzeile wird mit Inhalt gefüllt und in Fettschrift dargestellt.
• Bei Aufzählungen verwenden Sie einheitliche Aufzählungszeichen.
• Trennen Sie die Aufzählungen durch Leerzeilen.
• Formulieren Sie den Einleitungssatz positiv und lassen Sie veraltete Einstiege wie:“...hiermit erhalten Sie, wie telefonisch besprochen, das Angebot für Ihre KFZ-Versicherung.“  Gelungen wäre hier: „…vielen Dank für das freundliche Telefonat von heute Morgen. Gerne sende ich Ihnen, wie vereinbart, unser Angebot für Ihre KFZ-Versicherung zu.“
• Vermeiden Sie Einleitungssätze mit „ich“ oder „wir“ zu beginnen.
• Beginnen und enden Sie Ihr Schreiben so, dass Sie in Erinnerung bleiben. Die Grußformel am Anfang und am Ende kann, je nach Bekanntheitsgrad, auch persönlich formuliert werden. So bauen Sie eine angenehme Atmosphäre auf.