Kommunikation in Emails

4. Weitere wichtige Hinweise im Umgang mit Emails

• Die Betreffzeile sollte, wie beim Geschäftsbrief auch, sinnvoll benannt werden. Sprich, der Text im Betreff sollte inhaltlich mit der Thematik Ihrer Mail in Verbindung stehen. 
  
  
• Denken Sie auch hier immer an eine passende Anrede oder Verabschiedung. 
  
  
• Schreiben Sie in Ihrer Mail mehrere Kollegen oder Geschäftspartner an, benennen Sie die ranghöhere Person immer zuerst. 
  
  
• Zählen Sie mehrere Personen in der Anrede auf, dürfen Sie diese nebeneinander aufführen. Strukturierter wirkt es aber, wenn Sie diese untereinanderschreiben.   
  
  
• Wenn Sie einige Personen „siezen“ und andere „duzen“, dürfen Sie das auch in E-Mails so handhaben, so lange die ranghöchste Person zuerst angesprochen wird.
  
  
• Eine Signatur sollte in jeder E-Mail enthalten sein. So sind Ihre Kontaktdaten für den Empfänger auf einen Blick ersichtlich.
  
  
• Alternativ können Sie eine Visitenkarte in den Anhang einfügen. So kann der Empfänger Ihre Kontaktdaten direkt einspeichern und muss Ihre Daten nicht manuell erfassen.
  
  
• Wenn Sie Anhänge verschicken, erklären Sie diese kurz. Einmal dient es dem besseren Verständnis und zudem erleichtert es Reisenden, die unterwegs nicht immer die Möglichkeiten haben, wie im Büro zu differenzieren, welchen Inhalt sie zeitnah herunterladen müssen.
  
  
• Vermeiden Sie rhetorische Fragen.
  
  
• niemals per E-Mail in einen Streit geraten!
  
  
• Bevor Sie eine E-Mail versenden, lesen Sie diese noch einmal durch. Im Zweifel das 4-Augen-Prinzip anwenden.
  
  
• bei Abwesenheiten den Abwesenheitsassistenten einschalten und darüber informieren, wann Sie wieder im Büro erreichbar sind und ob Ihre Mails weitergeleitet werden bzw. wer Ihre Vertretung übernimmt