Kommunikation in Briefen

1. Einleitung

In unserer modernen Arbeitswelt steigen die Anforderungen an Geschäftsbriefe fortlaufend. Die Korrespondenz spielt im Geschäftsalltag eine große Rolle. Ein großer Teil der Mitarbeiter in einem Betrieb muss dieses Handwerk beherrschen, denn ein schlechter Schriftwechsel insbesondere mit externen Partnern ist kein gutes Aushängeschild für ein Unternehmen. Ein Geschäftsbrief muss daher sorgfältig erstellt werden. Der „Klassiker“ in der Korrespondenz ist der Geschäftsbrief, der auch so schnell nicht wegzudenken ist und in gewissen Situationen auch unbedingt einer E-Mail überlegen ist.

Die Ersteller von Geschäftsbriefen müssen nicht nur auf die Rechtschreibung achten. Vielmehr sollen Missverständnisse vermieden werden und adäquate Briefe für die verschiedenen Anlässe geschrieben werden. Man kann bspw. kein Angebot mit einer Zahlungserinnerung vergleichen.

Nachfolgend werden Formulierungsvorschläge angeboten, um einen Einstieg in Geschäftsbriefe zu erleichtern. Zusätzlich werden weitere Tipps zur erfolgreichen Briefgestaltung gegeben und auf den Abschluss von diversen Geschäftsbriefen eingegangen

2. Mit welchen Komponenten gelingt nun eine gute Geschäftskorrespondenz?

• Halten Sie sich kurz & präzise und formulieren Sie positiv.
• Halten Sie sich an die DIN 5008 (Norm für das Verfassen von Geschäftsbriefen), das macht es Ihnen leichter und wirkt professionell. Keine Panik: Die DIN 5008 ist eine Empfehlung und keine Pflicht.
• Nutzen Sie bestehende Formatvorlagen, das minimiert Fehler.
• Nutzen Sie das Briefpapier des Unternehmens.

3. Wie nutzt man das Anschriftenfeld richtig und was gehört rein?

• Die DIN 5008 empfiehlt den Beginn in der 6. Zeile von insgesamt 11 Anschriftenfeldern.
• Die ersten 5 Zeilen werden für eventuelle Zusätze und Vermerke (beispielsweise „Einschreiben“ oder „Infopost“ sowie die Rücksendeangabe benötigt.
• Dieser Bereich nennt sich „Zusatz- und Vermerkzone“.
• Als Schriftgröße sind 8 Punkt für den oberen Bereich empfohlen, mindestens jedoch 6 Punkt.
• Danach (ab Zeile 6) stehen Ihnen maximal 6 Zeilen für das normale Anschriftenfeld zur Verfügung (in der Regel Schriftgröße 11 o. 12 Punkt)
• Titel und Grade (falls vorhanden) sowie Vor- und Nachname
• Straße oder Postfach und Nummer
• Postleitzahl und Ort

Beispiel:

1. für Zusätze und Vermerke (bei Bedarf)
2. für Zusätze und Vermerke (bei Bedarf)
3. für Zusätze und Vermerke (bei Bedarf)
4. für Zusätze und Vermerke (bei Bedarf)
5. Rücksendeangabe (eine Zeile, rutscht bei Zusätzen oder Vermerken nach oben)
6. Berufsförderungswerk Frankfurt am Main e. V.
7. Frau Sabine Kaufmann
8. Huizener Straße 60
9. 61118 Bad Vilbel
10. bleibt in diesem Beispiel frei
11. bleibt in diesem Beispiel frei

Das ist ein klassischer Firmenbrief, da die Firma zuerst genannt wird. Dieser wird von der zuständigen Stelle (Poststelle, Sekretariat oder Mitarbeitern der Abteilung) geöffnet und an Frau Kaufmann weitergeleitet.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass der Brief nur von der oben genannten Empfängerin geöffnet wird, muss der Zusatz "Persönlich" oberhalb der Anschrift eingefügt werden. Es ist ein Irrglaube, dass der Brief persönlich ist, wenn der Name über der Firma steht. Dies fällt nicht unter das Briefgeheimnis.

Zusätze wie z. Hd. (zu Händen) oder c/o (care of) sind veraltet und werden heute nicht mehr verwendet. Das Wort „Firma“ schreibt man auch nicht mehr. Das „D“ für Deutschland entfällt ebenfalls.

Geht ein Brief ins Ausland, schreiben Sie das Land aus, auch hier sind keine Länder-Kürzel notwendig. Stattdessen werden Ort und Land in Großbuchstaben geschrieben. Der Ort sollte nach Möglichkeit in der Landessprache ausgeschrieben sein. Dies ist eine Erleichterung für die Sortierung der Post im Ausland.

Früher waren Formulierungen wie „Eheleute“, „Herrn und Frau Klaus Meier“ oder „Familie Hubert Schmidt“, gang und gäbe. Diese Formulierungen sind mittlerweile out. Zwar können Sie „Familie Müller“ durchaus noch so schreiben, allerdings ist dies eine recht unpersönliche Formulierung.

3.1. Möglichkeiten für zeitgemäße Formulierungen

• „Herrn und Frau Klaus und Claudia Schuhmacher“
• „Frau und Herrn Claudia und Klaus Schuhmacher“ 
• „Herrn Klaus und Frau Claudia Schuhmacher“
• „Frau Claudia und Herrn Klaus Schuhmacher“
• „Frau Dr. med. Stefanie Schmidt-Reich und Herrn Dr. Stefan Reich“

Wenn der Empfänger akademische Grade besitzt, werden in Deutschland lediglich der Titel „Dr.“ und „Prof.“ genannt. Hat jemand mehrere Titel, wird nur der ranghöchste genannt. In der Anschrift dürfen die Abkürzungen der akademischen Titel verwendet werden, hingegen in der Korrespondenz wird zumindest der „Professor“ ausgeschrieben.

Wenn jemand den Titel „B. A.“ (Bachelor of Arts) trägt, wird dieser nicht in der Anrede genannt, ebenso wenig wie der „Diplom-Kaufmann“ oder ähnliches. Bei Adelstiteln werden alle Adelstitel in der Anschrift genannt.

Beispiel:  

• Frau Anna von Falkenstein
• Frau Anna Gräfin von Falkenstein

In der schriftlichen Anrede würde das 2. Beispiel folgendermaßen geschrieben:

„Sehr geehrte Anna Gräfin von Falkenstein, …“.

Wenn Sie ein Schreiben an einen Amts- oder Würdenträger tätigen und Ihnen die Bezeichnung bekannt ist, werden diese auch in der Anschrift genannt.

Beispiel:

• Herrn Dr. Adam Keller
• Vorsitzender des Bundesverbands der Deutschen Wirtschaft

Formulieren Sie Schriftverkehr mit einem Repräsentanten des Staates, wird dieser sowohl mündlich als auch schriftlich mit dieser Amtsbezeichnung angesprochen.

Beispiel:

4. Wie werden Ziffern und Zahlen im Schriftverkehr gegliedert?

• Telefonnummern werden in bestimmte Abschnitte, je nach Funktion (Landesvorwahl, Vorwahl des Ortes, Anschluss) mit einem Leerzeichen getrennt.
• Abschnitte von Telefon- oder Faxnummern dürfen zur besseren Lesbarkeit fett markiert oder in Farbe hinterlegt werden.
• Die DIN-Norm empfiehlt folgendes Vorgehen: Die Vorwahl und die Rufnummer werden lediglich mit einem Leerzeichen voneinander getrennt und jeweils als reine Ziffernfolgen geschrieben. Die Durchwahl schließlich wird mit einem Bindestrich angehängt (dabei ist eine Trennung der Nummernfolge in die nächste Zeile zu vermeiden). 
  Beispiele: 040 1234-5678 oder 0891 6543-210 oder +49 231 123456-2020 (Pluszeichen mit Vorwahl, Rufnummer und Durchwahl)
• Führen Sie eine Sonderrufnummer auf, die eine Ziffer für das Zählen der Gebühren enthält, wird diese zusätzlich durch ein Leerzeichen gekennzeichnet, z. B. 0180 5 995823.
• Geldsummen werden zur Sicherheit dreistellig und mit Punkt aufgeführt, z. B.:  17.896,50 EUR.

5. Wie kann man Geschäftskorrespondenz ansprechend und mit persönlicher Note verfassen?

• wichtig ist eine übersichtliche und nachvollziehbare Textgestaltung
• dem Sachverhalt angemessene Länge wählen, nicht zu viel Text

Zur Hervorhebung besonderer Textstellen oder einzelner Worte können Sie diese fett oder farblich hinterlegen.

• Die frühere Abkürzung „Betr.“ für „Betreff“ verwendet man in Korrespondenzen nicht mehr. Die Betreffzeile wird mit Inhalt gefüllt und in Fettschrift dargestellt.
• Bei Aufzählungen verwenden Sie einheitliche Aufzählungszeichen.
• Trennen Sie die Aufzählungen durch Leerzeilen.
• Formulieren Sie den Einleitungssatz positiv und lassen Sie veraltete Einstiege wie:“...hiermit erhalten Sie, wie telefonisch besprochen, das Angebot für Ihre KFZ-Versicherung.“  Gelungen wäre hier: „…vielen Dank für das freundliche Telefonat von heute Morgen. Gerne sende ich Ihnen, wie vereinbart, unser Angebot für Ihre KFZ-Versicherung zu.“
• Vermeiden Sie Einleitungssätze mit „ich“ oder „wir“ zu beginnen.
• Beginnen und enden Sie Ihr Schreiben so, dass Sie in Erinnerung bleiben. Die Grußformel am Anfang und am Ende kann, je nach Bekanntheitsgrad, auch persönlich formuliert werden. So bauen Sie eine angenehme Atmosphäre auf.

5.1. Formulierungshilfen für persönliche Begrüßungs- oder Abschiedsformeln:

• „Guten Morgen, liebe Frau Schuster,“
• „Liebe Frau Sommer,“
• „Vielen Dank für Ihren Auftrag, lieber Herr Zimmermann.“
• „Beste Grüße“
• „Viele herzliche Grüße“
• „Sonnige Grüße aus Bad Vilbel nach München“
• „Besten Dank und freundliche Grüße“

Wichtig: Kein Komma hinter der Abschiedsformel!

Vermeiden Sie Fachbegriffe oder Anglizismen, der Empfänger des Schreibens möchte nicht erst recherchieren, was Sie ihm eigentlich mitteilen wollen.

5.2. Die Unterschrift

• Wiederholen Sie in Geschäftsbriefen Ihren Namen unter der Unterschrift. Nicht jeder kann diese entziffern.
• Achten Sie darauf, dass Ihre Abteilung bzw. Ihre Funktion im Unternehmen unter Ihrem Namen aufgeführt sind. Wäre dem nicht so, ginge man davon aus, dass Sie das Unternehmen führen.

5.3. Anlagen und Postskriptum bzw. PS

• Laut der DIN 5008 führt man das Wort „Anlage“ oder „Anlagen“ in Fettschrift auf, aber nicht die einzelnen Anlageninhalte. Wenn Sie dies aber möchten, oder es Ihnen wichtig erscheint, dürfen Sie das.
• Im Geschäftskontext wird dadurch häufig auf Angebote oder Organisatorisches hingewiesen. Dieses aufzuführen ist völlig legitim und lohnt sich, da ein PS das Interesse des Lesers weckt und dadurch sehr häufig auch gelesen wird.

5.4. Anlässe

Ob Rechnung, Reklamation, Absage oder Einladungszusage – die meisten unserer Geschäftsbriefe sind doch sehr förmlich. Es spricht nichts dagegen, eine persönliche Note mit einfließen zu lassen, so lange Sie damit die Unternehmensleitlinien befolgen.

Eine Sache trifft für alle Anlässe zu:

Seien Sie stets freundlich, sachlich und prägnant.

Nachfolgend finden Sie nun einige Anlässe mit kurzen Erläuterungen zum Schriftverkehr.

5.5. Absagen

Absagen sind ein leidiges Thema, denn niemand sagt gerne ab. Manche melden sich gar nicht, wenn Sie ein Angebot ablehnen, andere tun sich schwer mit einer positiven Formulierung.

Ob es sich um eine Absage für einen Kostenvoranschlag handelt, oder um die Absage an einen Bewerber, ist irrelevant. Bedanken Sie sich in beiden Fällen bei dem Empfänger Ihres Schreibens und erläutern Sie kurz die Gründe zu Ihrer Absage.

Teilen Sie dem Gegenüber mit, dass Ihnen diese Entscheidung leidtut, wenn Sie dies auch ehrlich meinen.

5.6. Zusagen

Eine schriftliche Zusage ist immer verbindlich.

Bei Einladungen beachten Sie bitte das Datum, bis zu dem die Antwort erbeten wird.

Beim Fehlen einer Frist melden Sie sich schnellstmöglich zurück.

Müssen Sie die Einladung zum Beispiel aus beruflichen Gründen nachträglich absagen, ist dies zwar unangenehm aber nicht ungewöhnlich.

Nennen Sie dafür dann aber unbedingt den Grund (z. B. Geschäftsreise) und bringen Sie Ihr Bedauern zum Ausdruck.

5.7. Mahnungen

Wir alle kennen die Situation, wenn eine Zahlungsfrist versehentlich überschritten wird.

Statt einer Mahnung kann erst einmal eine Zahlungserinnerung verschickt werden. Sicherlich war es keine Absicht des Kunden.

Bleiben Sie bestimmend, aber freundlich.

Schreiben Sie beispielsweise: "Sicherlich haben Sie unsere Zahlung versehentlich nicht bis zum 20.03.2020 beglichen. Vergleichen Sie bitte noch einmal Ihre Kontoauszüge."

5.8. Grußschreiben

Üblicherweise werden Grußschreiben zu besonderen Anlässen erstellt. Diese Anlässe sind:

• Jubiläen
• Geburtstage
• Beförderungen
• Hochzeiten
• Geburten
• Genesungswünsche bei längerer Krankheit
• Weihnachten und Neujahr

Je nach Beziehung zum Adressat und dem Anlass des Grußschreibens können Sie von förmlich bis zu persönlich Glückwünsche äußern. Je nach Anlass bietet sich auch eine kleine Aufmerksamkeit an. Diese könnten ein Gutschein oder Karten für eine Theatervorstellung sein.

5.9. Kondolenzbriefe

• Der Abschied von einem geliebten Menschen fällt nie leicht. Umso wichtiger ist es, auch im Geschäftsalltag die Zeit dafür zu finden, einem Mitarbeiter oder Geschäftspartner sein Mitgefühl zum Ausdruck zu bringen.
• Hier hängt es natürlich ganz besonders davon ab, in welcher Beziehung Sie zum Verstorbenen standen. Ist es beispielsweise ein langjähriger Angestellter von Ihnen gewesen, sollten Sie die handgeschriebenen Zeilen an die Familie sehr persönlich formulieren.  
• Nehmen Sie hierfür das Briefpapier Ihrer Firma zur Hand, allerdings ohne Steuer-ID und Kontoverbindungen. Alternativ können Sie auch von Beileidskarten Gebrauch machen. Wählen Sie die Beileidskarte so aus, dass sie an „Frieden“ oder „Ewigkeit“ erinnern.
• Wenn Sie Ihre Zeilen verfassen, orientieren Sie sich an folgenden Punkten:
• Teilen Sie den Hinterbliebenen mit, wie Sie die Nachricht aufgenommen haben.  
• Erinnern Sie an gemeinsame Erlebnisse, die Sie immer in Erinnerung behalten werden und sprechen Sie ein großes Lob für die Leistungen aus, die der Verstorbene für Ihr Unternehmen erbracht hat.  
• Bringen Sie Ihre Anteilnahme zum Ausdruck. Bieten Sie Hilfe an.
• Passende Zitate sind oft ein runder Abschluss eines Kondolenzschreibens und spenden den Hinterbliebenen zusätzlichen Trost.

6. Lernvideos

Hier gelangen Sie zu (externen) Lernvideos: