Kommunikation in Emails

1. Einleitung

Die Korrespondenz in einem Unternehmen ist die schriftliche Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten und Kollegen und somit eine wichtige „Visitenkarte“ ihres Unternehmens und Ausdruck der Umgangsformen. Sie sollen angehalten werden, Korrespondenz klarer, lebendiger und sympathischer zu verfassen. Sie werden dabei unterstützt, kunden- und empfängerorientiert zu schreiben.

Zudem erfahren Sie die Neuerungen in der Briefgestaltung (DIN 5008) und bekommen hilfreiche Tipps, die Sie sofort in die Praxis umsetzen können. Es wird auf die Vermeidung von Phrasen und unnötigen Füllwörtern sowie auf die Gestaltung des „schwierigen“ Textanfangs und den kundenorientierten Textabschluss in Geschäftsbriefen eingegangen, um Fehler und Stolperfallen zu vermeiden.

Sie schreiben nicht mehr in gewohnter Routine, sondern selbstbewusst und überzeugend.

2. Was sollten wir zudem bei E-Mails berücksichtigen?

• E-Mails sind mit Geschäftsbriefen gleichrangig zu behandeln! 

• Auch mit einer E-Mail repräsentieren Sie Ihr Unternehmen und sollten stets die Reputation der Firma im Hinterkopf behalten! 

• Achten Sie auf eine sinnvolle Struktur, denken Sie an Absätze, um dem Leser das Lesen zu erleichtern. 

• Smileys haben in Geschäftskorrespondenz nichts verloren! Haben Sie die Befürchtung, dass Ihr Geschäftspartner die Nachricht falsch auffassen könnte, dann rufen Sie ihn lieber an, um gar nicht erst ein Missverständnis entstehen zu lassen. 

• Kurze und präzise Sätze im Schriftverkehr sind hilfreich, um Missverständnisse zu vermeiden. 

• Haben Sie sich klar in der E-Mail ausgedrückt und erhalten darauf eine Mail des Adressaten, bei der Sie das Gefühl nicht loswerden, dass er Sie falsch verstanden hat, dann greifen Sie zum Telefon und klären es auf diesem Weg. Das ist die effektivere Lösung, bevor Sie etliche Mails hin und her senden.

3. Anschriftenfelder in einer E-Mail

• In E-Mail-Programmen gibt es mehrere Anschriftenfelder. Einmal haben wir die „An-Zeile“. In diese Anschriftenzeile werden alle Personen eingefügt, die unmittelbar mit dem Auftrag zu tun haben. 

• In die CC-Zeile werden alle Personen eingefügt, die den Inhalt zur Information benötigen. In der Regel werden hier viele Personen eingefügt. 

• Die BCC-Zeile (Blindkopie) ist besonders wichtig, wenn es sich um viele Empfänger handelt, die sich gegenseitig ggf. nicht kennen oder deren Daten nicht weitergegeben werden sollen. Der Datenschutz steht hier im Vordergrund.

4. Weitere wichtige Hinweise im Umgang mit Emails

• Die Betreffzeile sollte, wie beim Geschäftsbrief auch, sinnvoll benannt werden. Sprich, der Text im Betreff sollte inhaltlich mit der Thematik Ihrer Mail in Verbindung stehen. 
  
  
• Denken Sie auch hier immer an eine passende Anrede oder Verabschiedung. 
  
  
• Schreiben Sie in Ihrer Mail mehrere Kollegen oder Geschäftspartner an, benennen Sie die ranghöhere Person immer zuerst. 
  
  
• Zählen Sie mehrere Personen in der Anrede auf, dürfen Sie diese nebeneinander aufführen. Strukturierter wirkt es aber, wenn Sie diese untereinanderschreiben.   
  
  
• Wenn Sie einige Personen „siezen“ und andere „duzen“, dürfen Sie das auch in E-Mails so handhaben, so lange die ranghöchste Person zuerst angesprochen wird.
  
  
• Eine Signatur sollte in jeder E-Mail enthalten sein. So sind Ihre Kontaktdaten für den Empfänger auf einen Blick ersichtlich.
  
  
• Alternativ können Sie eine Visitenkarte in den Anhang einfügen. So kann der Empfänger Ihre Kontaktdaten direkt einspeichern und muss Ihre Daten nicht manuell erfassen.
  
  
• Wenn Sie Anhänge verschicken, erklären Sie diese kurz. Einmal dient es dem besseren Verständnis und zudem erleichtert es Reisenden, die unterwegs nicht immer die Möglichkeiten haben, wie im Büro zu differenzieren, welchen Inhalt sie zeitnah herunterladen müssen.
  
  
• Vermeiden Sie rhetorische Fragen.
  
  
• niemals per E-Mail in einen Streit geraten!
  
  
• Bevor Sie eine E-Mail versenden, lesen Sie diese noch einmal durch. Im Zweifel das 4-Augen-Prinzip anwenden.
  
  
• bei Abwesenheiten den Abwesenheitsassistenten einschalten und darüber informieren, wann Sie wieder im Büro erreichbar sind und ob Ihre Mails weitergeleitet werden bzw. wer Ihre Vertretung übernimmt

5. Rechtliche Anforderungen

Folgende Informationen von Firmen mit Eintragung im Handelsregister müssen in einer Signatur enthalten sein: 

1. vollständiger Name der Firma (so muss sie auch im Handelsregister eingetragen sein)
2. die Rechtsform (z. B. eine GmbH = Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
3. der Sitz des Unternehmens
4. das Registergericht
5. die Handelsregisternummer

Bei einer GmbH müssen alle Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer aufgeführt werden. Bei Aktiengesellschaften zudem noch der Vorstandsvorsitzende und der Aufsichtsrat.

6. Private Emails

Auch für Ihre private E-Mail-Adresse sollten Sie eine Signatur einrichten. Das ist gerade im Bewerbungsprozess wichtig. Dies geht ganz einfach über Ihre Einstellungen im jeweiligen E-Mail-Programm.

7. Lernvideos

Hier gelangen Sie zu (externen) Lernvideos: