10 Tipps für die richtige E-Mail Gestaltung

1. Aussagekräftige Betreffzeilen sind unabdingbar

Machen Sie sich vor dem Abschicken Gedanken, um was genau es in ihrer E-Mail geht und verfassen Sie eine kurze, knackige und aussagekräftige Überschrift, bei der der Empfänger sofort weiß, um was es geht. Es besteht sonst die Gefahr, dass ihre E-Mail ungelesen in den Papierkorb wandert.

Bitte schreiben Sie immer ein Betreff und lassen Sie die Betreffzeile nicht leer! Passen Sie den Betreff evtl. auch an. Ein „Terminvorschlag“ im Betreff kann dann auch bspw. in „Terminbestätigung für den 10.XX.20XX“ geändert werden.

2. Verfassen Sie keine Romane

Bitte halten Sie sich kurz und bedenken Sie, dass der Empfänger evtl. nicht viel Zeit hat, ihre E-Mail zu lesen. Zudem muss Sie übersichtlich gestaltet sein. Es genügt, wenn Sie ca. alle 5 Zeilen einen Absatz einbauen bzw. so auch die Möglichkeit haben, Themenbereiche voneinander abzugrenzen. Füllwörter, Floskeln und endlos lange Sätze haben in Ihrer E-Mail nichts zu suchen.

3. Achten Sie auf die Groß- und Kleinschreibung

Achten Sie, auch wenn Sie von ihrem Handy eine E-Mail schreiben, auf die richtige Schreibweise. Diese Regeln gelten selbstverständlich auch für das Verfassen einer E-Mail. Mit F7 schalten Sie in Outlook die Rechtschreibprüfung ein.

4. Eine E-Mail ist keine Whatsapp- Nachricht-Keine Smileys in Business E-Mails

Was für private E-Mails gilt, gilt noch lange nicht für Business E-Mails. Smileys haben dort nichts zu suchen.

5. Datenschutz wird immer wichtiger-passen Sie bei den Empfängernamen auf

Aufgrund neuer Datenschutzrichtlinien müssen Sie bei mehreren Empfängern einer E-Mail besser aufpassen. Es dürfen nicht alle E-Mail-Adressen zu sehen sein, wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger schreiben. Somit müssen Sie alle Adressen in das Feld BCC (Blind Carbon Copy) setzen. Nun kann niemand sehen, wer die E-Mail noch alles erhalten hat. Ihre eigene E-Mail-Adresse können Sie in das Feld „AN“ setzen. Aufpassen müssen Sie dann bei der Auswahl „Antwort an alle“. Die Antwort erfolgt dann nur an die sichtbaren Empfänger sendet.

6. Die Signatur muss sein

Bitte nennen Sie am Ende ihre Geschäfts- E-Mail immer die vollständigen Kontaktdaten mit Name, Position, Firmenname, Adresse, Telefonnummer, Raumnummer und Homepage der Firma. Auch die Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen, wie etwa Handelsregister Nummer und Name des Geschäftsführers finden sich mittlerweile in jeder Signatur. Eine Signaturzeile können Sie ohne viel Aufwand in Outlook erstellen. Dies erstellte Signaturleiste erscheint dann automatische in jeder E-Mail.

7. E-Mails müssen schneller beantwortet werden als Geschäftsbriefe

Natürlich schreiben Sie eine E-Mail, damit sie schneller eine Antwort bekommen. Versuchen sie zumindest, innerhalb von 24 Stunden zu reagieren, sei es auch nur eine kurze Antwort um den Bearbeitungsstand widerzugeben und/oder mitzuteilen, dass Sie die E-Mail erhalten haben und sich um die Bearbeitung kümmern werden.

8. E-Mail mit Priorität versenden muss wohl überlegt sein

Natürlich schreiben Sie eine E-Mail, damit sie schneller eine Antwort bekommen. Versuchen sie zumindest, innerhalb von 24 Stunden zu reagieren, sei es auch nur eine kurze Antwort um den Bearbeitungsstand widerzugeben und/oder mitzuteilen, dass Sie die E-Mail erhalten haben und sich um die Bearbeitung kümmern werden

9. „Lesebestätigung anfordern“ kann nerven und überflüssig sein

Verwenden Sie auch diese Funktion nicht inflationär und nur in dringenden Fällen. Ihre Kollegen/Vorgesetzten werden ziemlich schnell genervt sein und die Lesebestätigung jedes Mal ablehnen, wenn Sie diese bei jeder E-Mail einfordern.

10. E-Mails mit der gleichen Qualität, wie Geschäftsbriefe verfassen

Eine E-Mail ist keine WhatsApp Nachricht, sondern eher wie ein Geschäftsbrief anzusehen. Achten Sie deshalb auch immer auf Rechtschreibfehler und eine passende Ausdrucksweise.